文書保管に対しての考え方

文書保管に対しての考え方

文書保管といったらどういったことをイメージしますか。

例えば、小さな個人商店の毎日の売上の記録といったものから、大きな企業の機密書類まで文書といわれるものが、今、ペーパーレス時代とはいえ、まだまだ紙での書類もたくさんあることは事実です。

そういった中での文書保管とはその企業や商店の種類や規模によって保管の仕方から、場所、管理の仕方もそこのやり方というものがあることでしょう。

物によっては長期に渡って保管する必要のものがありますし、社外には絶対に持ちだせないような会社の機密や個人情報まで一言で文書を保管するといっても責任が非常に重いものもあります。

こういった事を小規模であれば、自分の管理でいいのですが、大きくなるとそうもいきません。

ですから、最近はそれを専門とする会社に保管、管理を全て委託する企業も増えているそうです。

そういった会社はその事に非常に長けているわけで、それ専門の資格を持った人がいて、年々変化する保管の仕方の法改正にも対応してくれます。

紙文書と電子化の違い

一昔前は工事現場や建物の建設途中などの写真などを役所などに提出する場合、デジタルカメラで撮影したものは使用できないといった事がありました。

理由は写真の加工が出来るからといった事のようですが、同じことが文書保管の時にもいえました。

取っておかなくてはならない重要な契約書などを紙媒体以外での保存は押印した文書としては電子化にすることは問題があるということらしいですが、最近は認められるようにもなってきました。

ただし、これにはきちんとした法律があって、規定をよく理解し、電子化保存としての文書保管を容認しているものに限るといったようなこともあります。

セキュリティ第一の文書保管

そのためにこういったことを自社でやる場合にはこれに関する法律の勉強が欠かせないといったこともあるので、保存するものが多岐に渡る会社ではその作業は大変なことともいえます。

ですから、そういった所は専門の会社に委託するといったことも多く行われるようになってきました。