モバイル時代の文書保管

モバイル時代の文書保管

私の職場にも機密文書廃棄BOXがあり、業務中に作成した資料やお客様から受領した資料で不要になったものは、この廃棄BOXに投函しています。
週に1回業者さんが回収していきますが、自分でシュレッダーにかける、あるいは薬品で溶かして物理的に廃棄された状態になったことを目で確認しないと、なんとなく不安な気持ちが残ります。
ところで、最近では紙媒体の文書保管を行わず電子データのまま扱うことが非常に増えていると思います。
昔のようにメモをとるのではなく、ボイスレコーダーで音声を録音したり、書き写す代わりに写メを撮ったり、印刷しないで添付ファイルをそのままタブレットやスマートフォンで見る機会が多いです。
この電子機器に保存されたデータはどうなるのでしょうか?パソコンが壊れた時に、有料でデータを復元してくれるサービスがあります。
本人が削除したつもりのデータでも、簡単に復元出来てしまうのは、とても怖いことですね。
また、今流行りのクラウドサービスは便利な反面、電子データや文書保管が煩雑になる危険性もあります。
大切な情報は紙媒体にして金庫にしまっておくのが良いのかもしれませんね。

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