文書保管の期間について

文書には保存する期間というものがあります。

これは文書保管の基本的な仕事ともいえますが、全ての文書をずっと保管していくことはできないですし、だからといって長期に渡って保管する必要の物もあります。

一般的に会社の総務や人事に関する資料で、報告書や健康保険などに関する書類、日報や通知書といったものは1年から2年で破棄していいものがほとんどです。

雇用保険や労働保険の書類は4年ほどでいいと言われます。

これらは毎年更新していくといった理由もあるでしょう。

経理や税務に関するもので、会計監査報告や事業報告、人事の誓約書や身元保証書といったものは5年くらいをめど破棄していいといえますが、税務や議事録といった重要な案件は10年、会社の定款や株主名簿などはほぼ永久的に保管することがあります。

文書保管にはこのような保管期間もよく理解していなくてはなりません。

このことは小さな個人商店でもいえることです。

税務資料などは特に必要な事もありますから、大企業だけの話と思っていてはいけないということです。